Reicht es aus, eine Rechnung online zu erstellen?

Wer seine Rechnung online erstellt, spart Zeit, Druckkosten, Papier und Porto. Viele Firmen sind deshalb dazu übergangen, Rechnungen nur noch per E-Mail zu verschicken. Attraktiv ist das elektronische Verfahren vor allem für Kleinunternehmer, Freiberufler, Vereine, oder eBay-Händler. In der Praxis hat sich dabei das PDF-Format bewährt.

Doch wer seine Rechnung online erstellen und per E-Mail versenden möchte, muss einige Hürden überwinden, damit die Rechnung tatsächlich gesetzeskonform und ist. Gerade im Business-to-Business-Bereich spielt die formale Korrektheit eine große Rolle. Falls Ihre Rechnung online ohne elektronische Signatur ausgestellt ist, können Ihre Geschäftskunden Probleme beim Vorsteuerabzug bekommen.

Damit das Finanzamt eine Rechnung akzeptiert, muss nach § 14 Abs.3 Nr.1 UStG eine qualifizierte digitale Signatur die Echtheit und Unversehrtheit Ihrer Daten gewährleisten. Da die Signatur auf einem mathematischen Verschlüsselungsverfahren beruht, lässt es sich jedoch nicht von jedermann einfach anwenden. Kleinunternehmer und Mittelständler können den technischen Aufwand kaum allein leisten.
Ãœblich ist es daher, den Dienst eines Signaturservers zu nutzen.

Anbieter, bei denen Sie Ihre Rechnungen online erstellen und mit einer Signatur versehen lassen können, sind zum Beispiel Online-Rechnungen.de, Easybill.de oder Billomat.com. Wer nur wenige Kunden betreut, kommt meist mit einem kostenlosen Account aus. Für Gebühren von rund 10€ monatlich lässt sich ein beliebig großer Kundenstamm pflegen. Bei Collmex.de können Sie im Premium-Tarif etwa auch Ihre Aufträge und Projekte verwalten sowie periodische Rechnungen ohne zusätzlichen Aufwand erstellen. Vorteil: Der Online-Dienst verwaltet zentral sämtliche Daten und bietet Zugriff von jedem PC.

Wenn Ihre Kunden meist aus Privatleuten bestehen, die keine Umsatzsteuer zahlen, ist die digitale Signatur erlässlich. Der Vorsteuerabzug entfällt dann, und Sie können Ihre Rechnungen eigenhändig mit Word oder Excel erstellen und in eine PDF-Datei umwandeln. Für den Kunden ist die Zahlung dadurch ebenso verpflichtend wie bei einer gedruckten Rechnung.